En la ocasión anterior cerré mencionando
que esta nueva publicación hablaría un poco de la calidad de las interacciones,
me disculpo ya que deseo tratar primero el tema de la disponibilidad de los
recursos que como es de suponer impacta a la eficiencia con la que los recursos
son administrados. En realidad las tres raíces están íntimamente ligadas y por
eso no resulta sencillo hablar de ellas por separado. Podría parecer que
hablamos del mismo tema, y así es, pero desde perspectivas distintas. Esto es
lo complejo del análisis de las consecuencias que estas tres raíces provocan en
una organización y más aun si esta posee una estructura departamental.
Tratemos de
establecer o alinear desde que perspectiva se redactara esta publicación. Como
menciona el epígrafe tratare de compartir una interpretación de disponibilidad
distinta al mapa mental de ver maquinas en plena producción. Si bien este será
parte de la redacción, también se abordara como los esquemas departamentales
provocan un caos en los sistemas de retroalimentación (para FAVMAN puntos de reabastecimiento),
o reuniones informativas. Este caos genera que la mayoría de mandos medios y
gerenciales nunca estén disponibles para atender las fuentes de datos que en
realidad debería ser su foco diario si como se comento en el epigrama anterior
la organización desarrolla su estructura de toma de decisiones basada en los
datos que generan las rutinas que se ejecutan en cada área de responsabilidad
(leer pestaña "acerca de la toma de
decisiones”).
Disponibilidad
del recurso humano/información:
los esquemas departamentales o esquemas sistémicos pueden presentar una falla
importante si en ambos no se define como va a ser la estructura del esquema de retroalimentación
organizacional. resulta más crítico en esquemas departamentales ya que en estos
cada gerente tiene proyectos para su departamento pero ineludiblemente debe
aportar a los proyectos de otros departamentos (al final toda organización es
una cadena productiva), esto genera un sin número de reuniones que además,
pueden encontrarse sazonadas con una deficiente estructura de reuniones
efectivas lo que convierte a la reunión informativa en una reunión de solución
de problemas donde nadie lleva datos y se vuelven interminables, irresolutas y
peor aún, dejan asperezas entre los distintos gerentes (cada quien defendiendo
su parcela).
No tener a las personas o la información disponible
cuando se requiere es una falla común en la mayoría de organizaciones. Cuando
un operario necesita la ayuda de las áreas de soporte, es común que estos no estén
disponibles ya que se encuentran en una reunión muy importante y la producción
muchas veces se detiene o la calidad de los productos queda comprometida ya que
no estaban disponibles las personas o la información que permitiera una toma de
decisión a este operario.
Disponibilidad
de infraestructura: este es un
indicador típico de la gestión de mantenimiento. De nuevo, si el mantenimiento
se estructura como departamento esto acarrea consigo roces con el departamento
de producción, en el esquema FAVMAN que posee un enfoque sistémico las
actividades de mantenimiento tienen tres vertientes de datos.
La primera
desde la rutina de inspección de cada operador, ya que cada operador tendrá
bajo su responsabilidad una sección de máquina y debe mantenerla según el estándar
definido, eso implica que debe inspeccionarla según indique la frecuencia de ejecución
de su rutina (Para FAVMAN esta actividad pertenece al proceso de
manufactura).
La segunda
desde la rutina de inspección del responsable de mantener y actualizar las
bases de datos (un mando medio). Esta persona es la que asegura que las bases
poseen datos "sanos" y construye los escenarios que serán utilizados
en la toma de decisiones (Para FAVMAN esta actividad pertenece al proceso de gestión
previa).
La tercera
desde el plan de mantenimiento programado que se basa en las recomendaciones de
los proveedores sobre condiciones mínimas del ambiente y carga para lo que están
diseñados las partes y piezas, pisos de planta, sistemas de servicios
auxiliares, revestimientos, en fin todo lo que tiene que ver con la
infraestructura vista como soporte de la maquinaria productiva (Para FAVMAN
esta actividad pertenece al proceso de gestión de recursos).
Disponibilidad
de materias primas: un factor muy importante para el desempeño de una
cadena productiva es la disponibilidad de materias primas. Ocurre que el
algunas organizaciones donde un producto requiere de varios tipos de materiales,
se presentan en distintas tallas y además, existen distintas formulaciones según
el segmento del mercado al cual va dirigido (En pañaleras es típico), los
programas de producción se ven alterados o alguna de las líneas productivas se
detiene debido a la falta de un material. La administración eficiente de
recursos parte desde la concepción de un mesurado plan de ventas. Los presupuestos
de ventas llevan consigo un alto grado de variabilidad y esta es transmitida a
la cadena productiva de manera directa, lo cual degenera en compras poco
eficientes y a la postre las empresas terminan produciendo bienes que no
aportan a la rentabilidad y merman la maniobrabilidad del flujo de caja, ambos
vitales para el buen ejercicio de una cadena productiva.
La cadena productiva para FAVMAN es mucho más
eficiente si el plan de ventas se ejecuta con un enfoque sobre cumplimiento de volúmenes
por referencia y cumplimiento de precios establecidos por la organización para
cada zona de venta o área de responsabilidad de un vendedor. Esto lo digo ya
que algunos vendedores (operativos), se dedican a recoger pedidos y no a
materializar el plan de ventas para su área de responsabilidad. Esto degenera
en ventas de productos fuera del plan y posteriormente en roces entre ventas y producción.
Esto ocurre con mayor frecuencia en esquemas departamentales pero los esquemas sistémicos
donde el esquema de retroalimentación está mal estructurado también generan
este tipo de fallas. Sin embargo este tema requiere mayor desarrollo para
lograr mejor entendimiento, las ventas en las organizaciones son casi un caso
de esoterismo donde solo algunos elegidos pueden conocer los detalles y no
existe nada escrito o mejor dicho divulgable.
Como ven la disponibilidad es una raíz importante
en el árbol de fallas y va mucho más allá que el hecho de que las maquinas de producción
esté trabajando o estén detenidas. Esta semana la entrega fue doble ya que
ciertas experiencias durante la ejecución de mis labores me invitaron a que no
escribiera sin esperar. Saludos y en la próxima entrega conversare sobre la
tercera raíz. Espero sus comentarios…
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